Vous souhaitez organiser des visioconférences ? Vous n’avez pas encore le matériel approprié mais recherchez des conseils pour bien équiper votre salle de réunion ? Dans cet article, nous vous fournissons des renseignements précis pour savoir comment organiser une visioconférence. D’autre part, nous vous ferons découvrir le concept de la huddle room.
Choisir un écran interactif pour équiper une salle de visioconférence
La visioconférence étant par excellence, une technologie de collaboration à distance, il est nécessaire d’installer sur un écran interactif en salle de conférence ainsi qu’un logiciel capable de permettre une bonne maîtrise du déroulement de la séance. Cette dernière inclut, l’invitation d’un contact à rejoindre la visioconférence, l’attribution à un invité d’une autorisation pour ajouter du contenu à la réunion et le suivi des actions et prises de paroles des invités. Notez que toutes ces actions sont possibles grâce à un seul logiciel : le logiciel Tamashare.
- L’invitation d’un contact à rejoindre la visioconférence
Pour que tous les participants puissent rejoindre la visioconférence, en tant qu’animateur, vous devez les inviter. Pour ce faire, il vous suffit de transmettre au contact concerné, le code de la salle de conférence. L’intéressé n’aura plus qu’à cliquer sur ledit code pour accéder à la vidéoconférence. Toutefois, cette étape doit être précédée de la création d’une réunion.
Le logiciel Tamashare comporte des icônes ayant chacune, une signification. Ainsi, si la couronne désigne le pouvoir de l’animateur, l’œil renvoie à un participant.
- Autoriser un invité à ajouter du contenu à la réunion
Pour une visioconférence dynamique, l’animateur que vous êtes, doit aller au-delà de l’invitation de vos contacts à rejoindre la réunion. Vous devez leur donner la main pour qu’ils ajoutent du contenu (notamment des post-it) à la conférence. La réalisation de ce geste est tout autant simple et consiste à sélectionner la couronne affichée au bas de l’écran.
- Le suivi de la main de l’invité
Après lui avoir donné l’autorisation d’ajouter du contenu à la réunion, vous avez, en tant qu’animateur, la possibilité de suivre la main de l’invité en lui demandant d’accomplir une tâche dans la salle virtuelle (par exemple, montrer un objet sur l’écran). Pour mettre en œuvre cette option, il faut tout simplement sélectionner l’icône des jumelles.
Huddle Room et travail collaboratif
Voyons ce que c’est que la Huddle Room et pourquoi elle est appropriée au travail collaboratif.
- Huddle Room : définition
Si le terme « huddle » trouve son origine dans le football américain et signifie « mêlée », par définition, la huddle room désigne une petite salle de réunion dont la capacité varie entre 2 et 6 personnes. Loin d’être virtuel, ce salon de travail doit être, idéalement logé au sein de l’entreprise. Il est essentiel, par ailleurs, de faire de la huddle room un espace attractif et bien équipé avec notamment un écran interactif et des logiciels collaboratifs de qualité.
- La Huddle Room : un espace de travail collaboratif
Bien qu’elle soit de faible capacité, la Huddle Room est clairement le lieu parfait pour toutes vos séances de visioconférence. Du brainstorming au dialogue, vous pourrez y dérouler toutes les étapes d’une réunion classique dans des conditions optimales. Par ailleurs, en dehors de la visioconférence, la Huddle Room offre aux collaborateurs un cadre paisible pour discuter du travail. Elle assure par conséquent, plusieurs fonctions.
Ainsi, la Huddle Room permet entre autres, de réaliser des conférences dynamiques en petits nombres, d’entretenir les relations entre les membres d’une même strucuture ou équipe, de mettre les dernières technologies au service des besoins de l’entreprise. Elle favorise en outre, la souplesse dans le travail. Expérimenter la Huddle Room, c’est évidemment, découvrir une manière encore plus efficace de tenir des réunions à distance.