Le télétravail a pris le pas sur les méthodes de travail classiques. Les raisons qui ont entraîné ce changement radical sont nombreuses. Néanmoins, cette mutation est principalement déclenchée par le contexte sanitaire actuel. La visioconférence est l’un des éléments de ce nouveau système. Comment faut-il l’installer ? Quel est le matériel adéquat pour sa mise en œuvre ? Faisons un point sur le sujet.

Comment mettre en place une bonne visioconférence ?

Avant d’aller droit au but, il est essentiel de définir la visioconférence. En effet, il s’agit d’un canal de communication combinant son et image. En se servant de ce moyen, les collaborateurs d’une même équipe pourront travailler ensemble. Ils pourront échanger des données et surtout communiquer. Il faut souligner que la visioconférence est parfaite pour les réunions à distance.

La mise en place de la visioconférence se fait en plusieurs étapes. Pour tirer un profit optimal de cette technique, aucune étape ne doit être négligée ou mise de côté.

Faire le point sur les besoins

En premier lieu, vous devez faire une analyse en termes de besoins pour votre réunion à distance. Ce travail préliminaire consiste à vous interroger sur des éléments tels que : le nombre de participants, le matériel à utiliser, la plateforme d’instauration et les options voulues. Vous aurez à tenir compte également des besoins particuliers des participants. Ce faisant, vous les impliquerez mieux dans le processus.

Une utilisation adaptée

Lors de cette deuxième phase, vous déterminerez l’usage du dispositif à mettre en place. Autrement dit, vous choisirez entre une vidéoconférence ou un appel téléphonique. En prenant cette décision, vous pourrez connaître la plateforme ou le service qui vous sera propice. Mieux, vous saurez comment interagir avec votre environnement pour que les utilisateurs soient à l’aise. Au besoin, n’hésitez pas à recourir à un expert pour obtenir des conseils.

Aménager la salle de visioconférence

Il ne s’agit pas forcément des bureaux conventionnels. Une salle de visioconférence peut être un petit coin aménagé pour être appelé un « huddle space » ou une « huddle room ». Pour le faire, il faut dresser un inventaire global en s’intéressant notamment à la lumière, au bruit environnant, aux murs de la pièce, et à la superficie de la pièce utilisée.

Installer le matériel

Cette phase doit comporter deux objectifs à savoir : simplicité et rapidité. Il est important que l’équipement ne soit pas encombrant. Les appareils doivent être placés idéalement afin d’éviter des soucis techniques. L’emplacement de l’écran interactif tactile en salle de réunion est essentiel.

Par ailleurs, il est important de veiller à adopter des comportements adéquats pour ne pas perturber les réunions par visioconférence.

Choisir son matériel pour une visioconférence

Les équipements adéquats pour qu’une visioconférence se déroule parfaitement sont assez nombreux. Vous devez les assembler et adopter de bonnes habitudes pour profiter au mieux de votre réunion en télétravail.

Écran interactif

Étant bien plus performant que tout autre écran (TBI), l’écran interactif ne nécessite pas de calibrage. Son démarrage est rapide et la qualité visuelle est au-dessus de la moyenne. À ce propos, la marque SpeechiTouch a conçu des écrans interactifs tactiles composés de performances de dernière génération. Leur emploi dans une visioconférence vous procurera un avantage certain.

L’audio

Ce facteur important de la visioconférence est assuré par le logiciel choisi. Il faut donc faire des tests de son avant le lancement de la réunion. Le test s’étend également sur les appareils ou supports audio. Il serait dommage que vous ne puissiez pas vous faire entendre des autres.

Caméra

Pour une visioconférence, il est crucial que la caméra soit bien centrée. Chaque participant doit pouvoir voir son collègue. Il faut donc un travail préliminaire pour régler la caméra au mieux. Vous pourrez éviter ce dérangement en optant pour un écran interactif tactile proposé par SpeechiTouch.

Logiciel

Cet élément est fondamental, c’est pourquoi vous devez en faire l’installation au préalable. Ainsi, vous essayerez et maîtriserez les différentes fonctions (payantes ou gratuites). Vous éviterez également les bugs qui pourraient perturber votre visioconférence.

En somme, avec la maîtrise de quelques étapes et le choix des équipements adaptés, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour mener à bien votre visioconférence.